7 tips för att skapa bra mätvärden
Mätvärden och KPI:er. I vissa kontexter ord som sänder en omedelbar känsla av uttråkning eller i värsta fall stress. Vore det inte bättre om orden framkallade en känsla av nyfikenhet istället? Mycket hänger faktiskt ihop med hur du skapar mätvärden.
Inom (särskilt) den agila förändringsvärlden är vi besatta av mätningar. Dels för att det ökar transparensen – vi kan lova färre detaljer från början om vi regelbundet kan visa att vårt arbete ger positiv effekt. Dels för att det ger oss snabb återkoppling på om vi prioriterar rätt saker. Sist men inte minst är det vårt bevis för att förbättringsarbetet faktiskt fungerar. En känsla av att allt är som det ska är bra på många sätt, men datadriven förbättring är bättre!
Hur fungerar mätvärden?
De flesta av oss kommer dagligen i kontakt med mätvärden på ett eller annat sätt. Om det inte är i vårt jobb, så är det i stället när vi bara befinner oss någonstans i livet. Mätvärden är helt enkelt avläsningar av ett nuläge.
Vad är klockan just nu? Hur fort kör jag? Hur kallt är det ute?
Varför ens mäta?
Tid, hastighet och temperatur är exempel på mätvärden som kan få oss att reagera på ett eller annat sätt för att maximera det som är värdefullast. Om vi är sena skyndar vi på, har vi gott om tid kan vi läsa vidare på favoritbloggen. För att autopiloten i en bil av nyare snitt ska kunna framföra bilen någorlunda säkert finns en stor mängd olika sensorer till dess hjälp. Dessa sensorer läser dessutom av omvärlden häpnadsväckande många gånger per sekund. Allt för att bilen ska kunna veta hur omvärlden ser ut och för att kunna reagera snabbt om det dykt upp något som hindrar oss från att komma fram.
Kort sagt: för att kunna reagera, behöver vi hela tiden veta var vi befinner oss just nu och vart vi är på väg. Har vi för mycket fokus på målet, finns risken att vi krockar på väg dit.
Sju tips för att skapa mätvärden
Trots sin viktighet, upplever många att mätande är svårt. Bra mätvärden är lätta att förstå och att validera och det kanske är här man fastnar. För att skingra dimman lite, kommer här våra sju bästa tips för bra mätvärden:
Tips 1: Mätningar skapar handlingsmönster, så mät positivt!
En vanlig fälla som vi ofta ser är att de mätetal som finns är negativa, såsom antal buggar i produktionsmiljön, antal timmar nedtid eller mängden sjukskrivning. Handlingsmönstret som uppstår bygger då på att förhindra negativa effekter och inte att uppnå positiva diton. Det här kan låta klichéartat, men att lägga tid på att formulera sina mätetal är viktigt. Om syftet av mätningen är kontroll (exempelvis att stämpla in/ut för att vi ska se att du jobbar) bör vi titta på andra sätt att validera att du gör bra saker när du faktiskt är på jobbet.
Tips 2: Alla mål ska ha möjlighet till validering via ett eller flera mätetal
Det här är lika mycket kopplat till måluppfyllnad som till mätetal. Men de hänger ihop. Tänk därför på att sätta upp dina mål så att vägen mot dem faktiskt går att validera ofta. Typiska saker att undvika här är exempelvis subjektiva värderingsord, som ”professionell”, ”snabb” och ”stödja”.
Tips 3: Var beredd på informationen som kommer!
När vi mäter något, behöver vi vara beredda på det resultat vi får. Vet vi redan från början i vilken härad siffrorna bör ligga? Här behöver vi vara beredda på vilken typ av konsekvens som kan komma av att siffrorna inte är vad vi tror. Genom att veta vad vi mäter, har vi också förhoppningsvis en god aning om vad som eventuellt behöver förändras för att mätningen ska förbättras.
Tips 4: Syftet med mätningen
Syftet med en mätning är att veta var vi befinner oss, på vägen mot vårt mål. Detta kan vara kopplat både till att validera förändring eller för att ha ett vakande öga på omgivningen. På Onbird ser vi alltför ofta hur våra kunders medarbetare har ett motstånd mot mätning därför att det, historiskt sett, använts för att utvärdera enskilda individer eller teams prestation. Mätvärden ska handla om förbättring och anpassning, inte som slagträ i lönediskussionen. Se punkt 7.
Tips 5: Involvera alla nivåer av medarbetare
Det finns lika många goda skäl att ha generella mätvärden som att ha tokspecifika, sådana som bara är av intresse för ett team. Alla team har garanterat något de kan mäta för att se sin förbättring, så låt dem skapa mätvärden och mäta själva. Ha resultatet i ett låst dokument som bara teamchefen har tillgång till, om så krävs (se tips 4).
Tips 6: Bryt ned och bryt ned igen
Mätetal är för stora och för många. Det finns för många faktorer som styr och det blir inte helt tydligt vad som faktiskt mäts. Eller klassikern: mätetalet är kopplat till en större mätning som bara görs på årsbasis. Sett med agila ögon är det förstås svårt att vara lättrörlig och snabb med sådan frekvens. Det för oss tillbaka till rubriken för detta tips: bryt ned för stora mätvärden! Är det för stort, för jobbigt att mäta eller för oklart: gör det mindre! Då blir det lättare att mäta ofta och därmed kunna agera på resultatet.
Tips 7: Kom igång!
Kom igång! Börja med att skapa mätvärden som är lätta att mäta i små sammanhang. De kanske inte ens visar något jätteviktigt – men vi är igång!
Varför är det här viktigt? Och för vem?
Ju mer vi arbetar med mål och mätningar, desto mer upptäcker vi. Syftet med våra mätningar är att hela tiden jämföra med tidigare resultat. Det innebär att vi ser till förändringen (trenden) i resultatet snarare än resultatet i sig. Mätningar kan inte omedelbart säga åt oss att vi är eller när vi blir ”klara” med något, men däremot är de utmärkta för att se att vi är på väg åt rätt håll. Ett fåtal mätvärden räcker ofta för att veta att helheten trendar rätt. Det betyder att vi ofta inte behöver några jättemängder med mätetal, utan ett fåtal räcker långt.
Beroende på vilken roll du har och i vilket sammanhang, så kan fokuset vara olika. Om du som läser det här har en roll nära ett teams leverans är det förmodligen förbättring av att arbetet du vill mäta. Om du däremot har eller är nära produktägarrollen, är det förmodligen din produkt du vill validera ur synvinkeln affärsvärde.
Lycka till!
Certifierad produktägare
Mätning och validering är en vital del av den agila produktägarens ansvar. Detta och mycket mer lär du dig i kursen ”Certifierad Produktägare”. Klicka på knappen nedan för mer info!
Nedbrytning av arbete - hur?
7 tips för att skapa bra mätvärden av Martin Comstedt | jan 24, 2022 | AGILE, DEVOPS, ITIL/ITSM, LEAN IT Inledning När vi på Onbird ombeds hjälpa en kund med struktur för planeringsarbete, så är det ofta i själva verket steget innan - nedbrytningen…
CIO-utmaningar 2024
7 tips för att skapa bra mätvärden av Martin Comstedt | jan 24, 2022 | AGILE, DEVOPS, ITIL/ITSM, LEAN IT I takt med att den digitala transformationen accelererar, blir IT alltmer kritiskt för företagens framgång. Trots detta finner sig CIO:er och IT-avdelningar ofta på…
Projektledarpodden - kombinera agilt och projekt
Hör Nathalie, Jeff och Martin förklara hur agila metoder kombineras med projekt i projektledarpodden!
